Guide pour réduire les coûts TI
Tout ce qu’il faut savoir pour économiser sur vos TI
Table des matières
INTRODUCTION
Le coût de l’infrastructure et des opérations TI représente une part importante des budgets technologiques des entreprises. En moyenne, une PME dépense entre 10 000 $ et 49 000 $ par année en technologie. Cela montre qu’en réduisant les coûts de seulement quelques points de pourcentage, il est possible d’économiser une somme importante et de mieux optimiser ses dépenses TI.
Cependant, ce n’est pas une tâche facile. Les systèmes et processus TI sont souvent dispersés, et il peut être difficile de déterminer exactement ce qui doit être amélioré.
Établir de nouvelles relations avec des fournisseurs, évaluer le rendement du soutien TI et identifier les possibilités de réduction des coûts peut sembler énorme — il est donc normal de se sentir dépassé.
C’est pourquoi collaborer avec un fournisseur de services TI gérés comme PROXIMIT est une excellente façon d’analyser votre budget TI et de mettre en œuvre un plan efficace. Notre équipe peut accélérer vos opérations TI, réaffecter vos ressources internes et optimiser vos processus d’affaires.
Dans ce guide, nous vous présenterons les meilleures pratiques pour réduire vos coûts TI.
Bonnes pratiques pour un département TI
Voici quelques statistiques à considérer avant de commencer :
Les inefficacités et les redondances sont parmi les principaux facteurs qui font grimper les dépenses TI. Il est donc essentiel de réduire les coûts en mettant en place des processus cohérents et bien contrôlés.
Les dépenses TI ne sont pas les mêmes pour toutes les entreprises. Bien que les grandes organisations investissent davantage dans leurs TI, elles mettent souvent en place des processus solides et profitent mieux des économies d’échelle que les petites et moyennes entreprises.
Cela permet aux directeurs des systèmes d’information (DSI) d’accomplir plus avec moins de ressources. On estime que les coûts de personnel représentent l’un des principaux obstacles à la transformation TI. Toutefois, les leaders TI modernes ont découvert qu’il est possible d’accéder à une expertise de niveau entreprise sans avoir à embaucher à l’interne.
Dans ce guide, nous explorerons comment adopter cette approche et partagerons des pratiques efficaces pour réduire les coûts de vos services TI.
Comprendre le rôle des TI dans votre entreprise
Pour réduire vos coûts TI, la première étape consiste à prendre du recul et à analyser comment et dans quelle mesure vous utilisez actuellement vos ressources TI.
Ce processus nécessite plusieurs discussions à travers votre organisation. Ces échanges vous permettront d’identifier les goulots d’étranglement TI, les inefficacités existantes, les points de friction propres à certains départements et d’autres facteurs qui pourraient faire grimper votre budget.
Les fournisseurs de services TI gérés (MSP) comme PROXIMIT peuvent vous accompagner dans cette démarche.
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Mettre en place la méthode de calcul des coûts par activité
La méthode de calcul des coûts par activité consiste à attribuer une valeur précise aux activités réalisées au sein d’une organisation. Les activités quotidiennes sont analysées afin de déterminer le coût réel des TI, plutôt que de se concentrer uniquement sur des dépenses fixes comme le matériel ou les logiciels.
Dans cette approche, les coûts associés à un produit ou à un service sont attribués en fonction des activités. Cette méthode permet de reconnaître les relations entre :
● Les coûts
● Les activités indirectes
● Les produits fabriqués
● L’attribution des coûts indirects aux produits de manière plus précise que les méthodes traditionnelles
L’utilisation de cette méthode offre une vue détaillée de vos dépenses TI. Toutefois, elle ne doit pas être utilisée seule. Pour obtenir une vision complète, ces informations doivent être analysées avec d’autres indicateurs basés sur les données, comme les évaluations organisationnelles.
Simplifier vos processus d’affaires
Analyser vos processus actuels et leurs coûts ne suffit pas. Une approche intégrée permet aussi d’identifier ce qui doit être amélioré tout en renforçant les ressources internes déjà en place.
Vous pouvez introduire de nouvelles améliorations en matière de productivité et de processus à mesure que la technologie devient encore plus essentielle dans votre environnement de travail. Avec le temps, ces investissements génèrent des économies et améliorent l’efficacité.
La bibliothèque Information Technology Infrastructure Library (ITIL) constitue une référence utile. Ce cadre associe les meilleures pratiques TI aux processus existants afin d’aider les organisations à gérer leurs TI plus efficacement.
Utiliser des ententes de niveau de service (SLA)
Les ententes de niveau de service (SLA) définissent la relation entre le département TI et les autres départements de votre entreprise.
Sans ces ententes, votre équipe TI pourrait traiter les problèmes technologiques sans cadre clair. Les SLA améliorent la responsabilisation et l’efficacité en incluant des éléments comme des temps de réponse garantis, du soutien à distance et sur site, des garanties de service et bien plus.
Grâce à ces standards de service précis, toutes les parties prenantes peuvent avoir l’assurance que les problèmes seront traités et résolus rapidement.
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Améliorer la disponibilité
Il est important que votre entente de niveau de service (SLA) précise les garanties liées aux services utilisés dans votre organisation. Les besoins en matériel, logiciels et services infonuagiques peuvent y être inclus, et un niveau minimal de disponibilité doit être défini.
Pour assurer le succès de votre entreprise, vous devez vous assurer que votre fournisseur de services TI gérés peut maintenir vos systèmes et processus en fonction avec une garantie de disponibilité. Si vos systèmes sont hors ligne, cela peut nuire au service à la clientèle et à la continuité des activités — deux éléments essentiels pour votre entreprise.
Pour ces raisons, un engagement clair concernant les niveaux de disponibilité et les temps de réponse devrait être défini par votre département TI ou votre fournisseur de services TI gérés.
Définir les pénalités dans les SLA
Les ententes de niveau de service doivent être prises au sérieux. Elles sont conçues pour vous protéger. Elles garantissent que les fournisseurs externes seront responsables de pénalités s’ils ne respectent pas les engagements minimums définis dans votre contrat.
Selon le fournisseur, certaines entreprises offrent un remboursement en argent, tandis que d’autres proposent un crédit appliqué à la prochaine facture. Peu importe la forme de compensation, il est essentiel que cette clause soit incluse dans le contrat avant sa signature.
Une clause de retrait peut également être incluse dans les pénalités du SLA, car la dernière chose que vous souhaitez est d’être lié à un fournisseur inefficace. Il est aussi possible de mettre fin au contrat si le fournisseur ne respecte pas les niveaux de service de façon répétée.
Mettre en place des stratégies de gestion de projets
Pour les organisations ayant des besoins technologiques avancés ou des systèmes TI complexes répartis dans plusieurs départements, une équipe de gestion de projets peut être très utile.
Les gestionnaires de projets peuvent éliminer les redondances et générer des économies importantes pour votre entreprise. Ils identifient et mettent en place des recommandations qui favorisent une croissance rapide sans nécessiter de dépenses excessives, car leur priorité est la réussite de l’entreprise.
Grâce à leur expérience, ils repèrent également les initiatives peu performantes afin de les éliminer. Cela évite de gaspiller des ressources et offre une meilleure transparence sur la performance des projets TI.
Du point de vue budgétaire, une stratégie solide de gestion de projets peut réduire les coûts et éliminer les inefficacités. Laissez PROXIMIT vous aider à optimiser votre stratégie de gestion de projets.
Utiliser l’infonuagique
Sans utiliser activement les ressources infonuagiques, votre entreprise passe à côté de nombreuses occasions de réduire ses coûts. En ajustant les ressources selon vos besoins, l’infonuagique permet d’éviter des investissements coûteux dans du matériel comme des serveurs physiques sur site.
Votre fournisseur est également responsable de la maintenance et de la gestion de l’infrastructure infonuagique, ce qui vous évite d’avoir à gérer les mises à jour ou les sauvegardes.
Évaluer le rendement de vos TI (ROI)
Il est vrai que la plupart des organisations souhaitent que leur département TI contribue aux revenus et au rendement des investissements (ROI). Toutefois, en pratique, les départements TI internes représentent souvent un coût plutôt qu’un investissement.
Vous pouvez mieux économiser et comprendre votre ROI en confiant certaines tâches TI à un fournisseur de services TI gérés. Les indicateurs qu’ils peuvent vous aider à analyser incluent :
● Les temps d’arrêt TI
● Le volume de billets de soutien TI
● Le temps perdu à cause de problèmes TI
● Les moyennes de l’industrie
Calculer les coûts liés à la gestion des TI
Vous pouvez réduire la charge liée à la gestion des TI en l’impartissant à un fournisseur de services TI gérés. Toutefois, avant de prendre cette décision, il est important d’évaluer le temps non productif investi dans la gestion de vos fournisseurs actuels.
Pour ce faire, calculez le temps consacré chaque mois à la gestion de vos fournisseurs TI :
1. Multipliez ces chiffres afin d’obtenir le nombre total d’heures.
2. Multipliez ensuite ce total par la rémunération horaire moyenne du personnel responsable de gérer les relations avec ces fournisseurs.
Le calcul global est le suivant :
temps moyen de gestion des fournisseurs × nombre total de fournisseurs × salaire horaire moyen du personnel × nombre d’employés concernés.
Ce calcul permet de déterminer combien coûte la gestion des relations avec vos fournisseurs. L’étape suivante consiste à déterminer le coût total des activités TI internes en calculant : heures consacrées aux tâches TI × salaire horaire moyen du personnel TI.
Vous devriez également tenir compte des revenus perdus à cause des temps d’arrêt. Pour cela, déterminez combien d’heures vos systèmes et logiciels ont été inactifs.
Multipliez ensuite ce nombre par le salaire horaire moyen des employés ainsi que par le nombre total d’employés. Le résultat représente le coût de la perte de productivité liée aux temps d’arrêt.
Le soutien pour les appareils matériels et les solutions logicielles doit également être inclus dans les coûts mensuels TI. Vous pourrez ensuite comparer le coût total des TI internes et externalisés afin de déterminer la meilleure option pour votre entreprise.
L’équation finale est la suivante :
Coûts TI fixes + perte de productivité + revenus perdus + temps consacré aux tâches TI + coût de gestion des fournisseurs = coût total des TI
Découvrez des stratégies pratiques pour réduire les coûts TI sans compromettre la performance, la sécurité ou la croissance.
Les oublis TI qui font grimper le budget
Les budgets de soutien TI doivent inclure bien plus que les salaires. Voici quelques coûts souvent négligés qui peuvent rapidement faire exploser votre budget.
Heures supplémentaires
Il n’est pas rare que le personnel de soutien TI travaille de nombreuses heures supplémentaires pour résoudre des problèmes. Les défaillances TI ont souvent des effets en chaîne sur d’autres départements. Au final, plusieurs systèmes doivent être réparés et les préoccupations des parties prenantes doivent être prises en compte.
Les budgets de soutien TI devraient inclure les coûts liés aux heures supplémentaires, puisqu’il s’agit d’une dépense additionnelle lorsque votre équipe de soutien est interne.
Lorsque vous travaillez avec un fournisseur externe, vous ne payez pas un salaire horaire fixe avec des avantages sociaux ; le fournisseur est plutôt responsable de résoudre les problèmes lorsqu’ils surviennent.
Formation
Le coût d’intégration des nouveaux employés dans votre département interne n’est pas négligeable.
Une formation adéquate de l’équipe dans des domaines comme la cybersécurité, la gestion de l’infrastructure et d’autres aspects essentiels est nécessaire pour assurer l’efficacité de vos systèmes. Votre budget devrait en tenir compte.
Recrutement
Le coût du recrutement de nouveaux employés doit également être pris en compte, en plus des dépenses liées à la formation. Les coûts peuvent rapidement s’accumuler lors de la publication d’offres d’emploi, de l’analyse des CV, des entrevues en personne et des vérifications d’antécédents.
Pour éviter de gérer l’embauche TI à l’interne, vous pouvez aussi envisager d’impartir cette tâche à des spécialistes.
L’importance de bien déterminer les coûts TI
Comprendre le rôle que joue la technologie dans votre entreprise est essentiel pour réduire vos dépenses TI. Cela nécessite une compréhension claire de vos coûts directs et indirects, ainsi que de toutes vos ressources TI internes.
Chez PROXIMIT, notre objectif est d’agir comme un partenaire d’affaires de confiance pour les besoins TI de votre entreprise. Travaillez avec des professionnels expérimentés qui identifient et éliminent les dépenses inutiles chaque jour — qu’il s’agisse de licences logicielles inutilisées ou de systèmes de stockage entièrement sous-utilisés.
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